Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales

 

1. Resumen ejecutivo:

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012, sobre la protección de datos personales, la cual tiene por objeto “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos", informa a todos sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que se encuentran como titulares en nuestras bases datos, que Cárdenas Vega Asesores S.A.S., respeta la confidencialidad y seguridad de la información, por tal motivo se preocupa por preservar los datos que usted nos ha proporcionado de manera directa o mediante el uso de medios electrónicos, entre otros mecanismos.

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., en su calidad de poseedor de la información garantiza que ésta será utilizada únicamente en estricto ejercicio del desarrollo de su objeto social y con su autorización para las siguientes finalidades: mantener comunicación, envío de correspondencia, mensajes, comunicados, certificaciones o similares, proveer o ser provistos de servicios y/o productos, evaluación de calidad del servicio y cumplimiento de obligaciones contractuales con nuestros clientes, proveedores y/o empleados.

El objetivo es poner a disposición de los titulares de los datos y de otros interesados, un documento con las políticas de tratamiento de la información y los datos personales recolectados como parte de las actividades comerciales desarrolladas por Cárdenas Vega Asesores S.A.S., en el presente documento se resumen los derechos consagrados en la ley y en la constitución, las finalidades del tratamiento, los canales de comunicación disponibles para atender consultas y reclamos.

El titular del dato o responsable ante los titulares del dato, autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos conforme lo dispuesto en la presente política.

2. Responsable del tratamiento:

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con N.I.T. 900.688.400-0, domiciliada en la Carrera 17 # 150 - 52, Of. 103 de la ciudad de Bogotá, cuyo sitio web es www.cardenasvega.com y teléfonos fijos (+57-1) 750 81 18, 387 56 24, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. 

3. Generalidades:

3.1. Marco legal:

• Constitución Política de Colombia (Artículo, 15)

• Ley 1581 de 2012

• Ley 1266 de 2008

• Decreto 1377 de 2013

• Decreto 1727 de 2009

• Sentencia de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008

• Sentencia de la Corte Constitucional C – 748 de 2011

3.2. Origen de la información:

Los datos objeto de tratamiento por parte de Cárdenas Vega Asesores S.A.S., puntualmente los correos electrónicos a los cuales se envió la información, provienen de las siguientes fuentes: i) Clientes y prospectos de la empresa que han solicitado información acerca de nuestros servicios por medio de nuestra página web www.cardenasvega.com o nuestro correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. ; ii) Clientes y prospectos de la empresa que nos han suministrado sus datos a través de un “Formato de Solicitud de Servicios”; iii) Trabajo visual de campo realizado por nuestro equipo de trabajo; iv) Información que reposa en bases de datos públicas tales como: a. El Registro Mercantil de las Cámaras de Comercio del país, así como la plataforma www.rues.org.co; b. Páginas amarillas de directorios telefónicos; c) Información pública que reposa en las páginas web de las diferentes empresas del país y d) Información obtenida directamente de las diferentes empresas del país, a través de medios telefónicos, por cuenta de nuestro equipo de trabajo.

3.3. Terminología básica:

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta la siguiente terminología:

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Usuario: Sujeto involucrado en el tratamiento del dato.

Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato privado: Es el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para el tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: Comunicación de datos personales a otro receptor que a su vez actúa como responsable ubicado por fuera de Colombia.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada para informar al titular o responsable del tratamiento de sus datos personales; las políticas que tiene Cárdenas Vega Asesores S.A.S., al respecto, incluyendo la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4. Derechos de los titulares:

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., reconoce y garantiza, los siguientes derechos de los titulares de datos personales, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente política:

• Acceder, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales frente a Cárdenas Vega Asesores S.A.S., como responsable o encargado del tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley:

1. Casos de urgencia médica o sanitaria.

2. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

3. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

4. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

5. Datos de naturaleza pública.

6. Mecanismos alternos (artículo 10 del Decreto 1377 de 2013) incorporando (Capitulo 25 del Decreto 1074 de 2015).

7. Por mandato legal o judicial.

• Recibir información sobre el uso de sus datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Conocer a la dependencia o persona facultada por Cárdenas Vega Asesores S.A.S., frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

4.1. Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

El tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, deberá cumplir con los siguientes parámetros:

1. Responder y respetar el interés superior de los menores.

2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

3. Para el tratamiento de un dato personal de un niño, niña o adolescente, la autorización previa para dicho tratamiento debe ser otorgada por el representante legal del menor.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5. Deberes como responsable o encargado:

En el tratamiento y protección de datos personales, Cárdenas Vega Asesores S.A.S., tendrá los siguientes deberes sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

• Garantizar al titular todos los derechos mencionados anteriormente y otros consagrados en la ley.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la autorización otorgada por el titular.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Dar cumplimiento a los principios rectores del tratamiento de datos personales.

• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos.

6. Tratamiento:

La información que consta en las bases de datos de Cárdenas Vega Asesores S.A.S., es sometida a distintas formas de tratamiento como la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

La información es suministrada por el cliente a través de formatos de solicitud de servicio, junto con la solicitud de autorización; además de la anterior forma, la información es también recolectada por medio del sitio web, en el formato diseñado para tal fin junto con la solicitud de autorización.

Las bases de datos que Cárdenas Vega Asesores S.A.S., obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible, acceso restringido con usuario y clave y administrador.

A través de esta política, Cárdenas Vega Asesores S.A.S., en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, pretende hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra. 

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Cárdenas Vega Asesores S.A.S., como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales.

El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria, y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. 

Las bases de datos que Cárdenas Vega Asesores S.A.S., obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible.

7. Finalidades:

Los datos personales conservados dentro de las bases de datos de Cárdenas Vega Asesores S.A.S., podrán ser utilizados para:

1) El desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su  objeto social.

2) Mantener a los titulares de dato y demás interesados informados respecto a las condiciones de prestación de servicios.

3) Informar sobre actualizaciones en nuestros servicios.

4) Ofrecer Información relevante adicional sobre nuestros servicios.

5) Para mantener comunicación con los titulares del dato, con miras a la prestación de un mejor servicio.

6) En virtud del desarrollo de la relación contractual que vincula a la compañía con el cliente.

7) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

8) Para el cobro de cartera.

9) Con el fin de adoptar medidas para prevenir el desarrollo de actividades ilícitas y para otros fines tributarios de acuerdo con lo dispuesto por la ley.

10) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de Cárdenas Vega Asesores S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

11) Soportar procesos de auditoría interna o externa.

12) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Cárdenas Vega Asesores S.A.S. y/o por terceras personas.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Es deber del cliente garantizar la veracidad de los datos facilitados por él y de aquellos por los que es responsable. Cárdenas Vega Asesores S.A.S., se reserva el derecho de tomar las medidas necesarias en caso de falsedad o inexactitud de dichos datos. 

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y administrativo con miras a proteger los datos bajo su responsabilidad, sin embargo el cliente debe entender que dichas medidas no son inexpugnables y están en un proceso de revisión y mejora permanente.

8. Vigencia del Tratamiento:

La presente Política rige a partir del diecinueve (19) de octubre de 2017 y el periodo de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

9. Autorización:

La autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conductas inequívocas del titular, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, así como en las demás normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen, en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular; Cárdenas Vega Asesores S.A.S., la solicitará al momento de la recolección de la información.

9.1. Casos en que no es necesaria la autorización del Titular:

1. Casos de urgencia médica o sanitaria.

2. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

3. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

4. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

5. Datos de naturaleza pública.

6. Mecanismos alternos (artículo 10 del Decreto 1377 de 2013) incorporando (Capitulo 25 del Decreto 1074 de 2015).

7. Por mandato legal o judicial.

10. Principios rectores del tratamiento de datos personales:

Principio de legalidad: El tratamiento de datos en Cárdenas Vega Asesores S.A.S., debe obedecer a fines legítimos y debe sujetarse a lo establecido en la Ley.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a las finalidades dispuestas en las políticas de tratamiento de la información y únicamente para la realización de las actividades encargadas por el responsable o titular de la información.

Principio de libertad: El tratamiento solo se ejercerá con consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán ser divulgados sin el consentimiento previo o autorización judicial.

Principio de veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de transparencia: Cárdenas Vega Asesores S.A.S., garantiza a todos los titulares de datos el derecho a acceder y conocer la información de ellos que está siendo objeto de tratamiento.

Principio de acceso y circulación restringida: El acceso a la información será restringido de acuerdo con la naturaleza del dato, las autorizaciones del titular y los procedimientos definidos en el presente manual.

Principio de seguridad: La información tratada por Cárdenas Vega Asesores S.A.S., será protegida con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Cárdenas Vega Asesores S.A.S., garantiza la reserva de la información durante y después de finalizado el tratamiento de los datos. Los datos solo podrán ser comunicados a terceros cuando la ley lo permita o previa autorización del titular.

11. Procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos:

En cumplimiento de la ley de protección de datos personales y de acuerdo con el objeto de esta política de tratamiento de datos, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, oposición y/o cancelación de sus datos personales; y lo podrá hacer de manera parcial o total enviando notificación escrita dirigida a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. .

12. Atención de consultas, reclamos y peticiones:

Para atender efectivamente sus solicitudes en torno al tratamiento de sus datos, se establecen los siguientes canales de comunicación que están a disposición de los clientes y titulares de los datos para cualquier duda, queja o solicitud asociada a sus derechos según lo contemplado por la ley 1581 de 2012.

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.  

PBX en Bogotá: (+57-1) 750 81 18, 387 56 24

Dirección correspondencia: Carrera 17 # 150 - 52, Of. 103

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos: 

A). Consultas: El Titular podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados. 

La petición será atendida por la Empresa en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

B). Reclamos: De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por la Empresa deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante la Empresa, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 

El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. 

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Empresa indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información: 

a. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. 

b. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización. 

c. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta. 

El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

C). Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición. 

D). Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante lo cual la Empresa podrán negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

13. Modificaciones:

Cárdenas Vega Asesores S.A.S., se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento y sin previo aviso. La versión actualizada de la política estará siempre disponible en el portal web www.cardenasvega.com , toda modificación tendrá vigencia inmediata desde su publicación en el portal web.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.